Satış temsilcilerinin, aktif olarak satış yapabilecekleri zamanlarda, zamanlarının %15’ini idari görevlere ayırdıklarını biliyor muydunuz? Öyleyse geriye bir soru kalıyor: Bu idari görevlerin tamamlanmasını nasıl kolaylaştırabilirsiniz? Cevap: bir belge kitaplığı.
Bir belge yönetim sistemi ile varlıklarınızı düzenli, erişilebilir ve işbirliğine hazır durumda tutabilir ve size ve ekibinize satış için geri zaman kazandırabilirsiniz.
Burada, farklı türde belge kitaplıklarını ve satış ekibiniz için nasıl bir kitaplık oluşturacağınızı ele alacağız.
Tanımlanmış bir belge yönetim sistemi, dosyaları meslektaşlarınız ve potansiyel müşterilerinizle paylaşmayı kolaylaştırarak sizi satışa daha da yaklaştırır. Örneğin, potansiyel müşterilere ilgili bilgileri göndermeniz veya e-postaları doğru dosyalarla yanıtlamanız gerekebilir.
Önerilen makale: sosyal medya nasıl ortaya çıktı hakkında bilgi almak ve güncel sosyal medya haberlerine ulaşmak için ilgili sayfayı ziyaret edebilirsiniz.
Doküman yönetim sisteminizi CRM’inizle entegre ederek, tüm varlıklarınızı tek bir yerde taslak haline getirebilir, gönderebilir ve depolayabilir, satış süreci boyunca düzenli kalmayı kolaylaştırabilirsiniz.
Belge Kitaplığı Türleri
Satış ekibiniz için bir belge kitaplığı oluşturmak için öncelikle kitaplığınızın nerede yer alacağına karar vermelisiniz. İki ana seçeneğiniz var:
DropBox ve Google Drive gibi bulut tabanlı bir kitaplık
HubSpot veya Zoho gibi belge yönetimi yazılımına sahip bir CRM
Satış ekibiniz zaten bir CRM’den çalışıyorsa, veri yönetimi yeteneklerini keşfetmeye değer. Satış temsilcilerinizin ilgili verileri izlemek için birden fazla pencere açmak yerine tek bir arayüzden çalışması daha iyidir. Ayrıca, tüm verileriniz merkezi bir konumda bulunduğunda, bilgileri kolayca paylaşabilir ve alabilirsiniz.
Bariz olanı belirtmek için, belge kitaplığınızdan en iyi şekilde yararlanmak istiyorsunuz. Bu nedenle, herhangi bir yazılımı taahhüt etmeden önce aşağıdaki özellikleri ve yetenekleri kontrol edin:
1. İşbirliği araçları.
En uzun süre, işbirliği yalnızca e-postalara belge ekleyerek ve bunları ekip üyelerine göndererek mümkün oldu. Artık birçok platform, belge paylaşımı, revizyon geçmişi ve tek bir belgeden eşzamanlı düzenleme gibi işbirliği araçları sunuyor. Bu, ekibinizin dosyaları çoğaltmadan verimli bir şekilde işbirliği yapmasına olanak tanır.
2. Ölçeklenebilir depolama.
İşletmeniz büyüdükçe belge kitaplığınız da büyüyecektir. Bu nedenle, verilerinizi işlemek için yeterli depolama alanına ihtiyacınız olacak. Örneğin, Google Drive ücretsiz olarak 15 GB’a kadar depolama alanı sunar, ancak bu sınırı aştığınızda daha fazla depolama alanı satın almanız gerekir.
3. İzinler ve Güvenlik.
Çoğu durumda, belgeler paylaşılmak içindir. Ancak korumasız veriler tehlikelidir ve güvenliği birinci öncelik haline getirir. Yazılımınızın erişim denetimlerine ve şifreleme araçlarına sahip olduğundan emin olun.
Örneğin, HubSpot’un Satış Belgesi İzleme Yazılımı, belgelere paylaşılabilir bağlantılar oluşturmanıza olanak tanır. Paylaşım seçeneklerinizi özelleştirerek ek güvenlik için bir dosya veya klasör üzerinde izinler ayarlayabilirsiniz.
4. Veri yedekleme.
Kütüphane yazılımınız, dosyaların kalıcı olarak silinmesini önlemelidir. İdeal olarak, eski dosyaları silmeden kaldırmak için bir arşiv seçeneği sunacaktır. Uyum faktörleri devredeyse bu özellikle çok önemlidir.
Şimdi, sıfırdan bir belge kitaplığının nasıl oluşturulacağını ele alalım.
Belge Kitaplığı Nasıl Oluşturulur
1. Kategoriler ve alt kategoriler oluşturun.
Bir belge kitaplığı oluşturmaya gelince, en büyük engel aslında içeriğinizi mantıklı bir şekilde düzenlemektir. Belge kitaplığınızı, dosyaları (alt kategoriler) içeren klasörlere (kategorilere) sahip bir dosya dolabı olarak düşünmek faydalı olabilir.
Ana kategorilerinizi konuya, varlık türüne (vaka çalışmaları veya teknik incelemeler gibi) veya satış döngüsünün aşamasına göre düzenlemeyi düşünün. Veya sektöre, bölgeye veya kişiye göre (iş unvanı veya işlev gibi). Sonuç olarak, içeriğinizi nasıl düzenlediğiniz ekibiniz için sezgisel olmalıdır.
2. Harici ve dahili içeriği işaretleyin.
Belge kitaplığınız büyük olasılıkla hem dahili hem de harici içerik içerecektir. Örneğin, eğitim materyalleri veya pazar araştırması yalnızca ekibinize yardımcı olur. Bu tür içerik, satış temsilcilerine işlerini yapmaları için içgörüler ve süreçler sağlayan dahili varlıklar olarak bilinir.
Öte yandan, dış varlıklar – satış desteleri, sunumlar ve fiyatlandırma tabloları gibi potansiyel müşteriler veya potansiyel müşteriler için teminattır. Özel bilgileri paylaşmaktan kaçınmak için, belge kitaplığınızın harici ve dahili içerik arasında açık bir ayrım yapmasını sağlayın.
3. İzinleri atayın.
Sonraki adım, aşağıdakileri belirlemek için belge kitaplığınızda izinler oluşturmaktır:
İçeriği kimler ekleyebilir, düzenleyebilir, taşıyabilir ve güncelleyebilir (kıdemli ekip üyeleri gibi)
Salt okunur erişime ihtiyaç duyanlar (satış temsilcileri gibi)
İzinleri, belge kitaplığınız için ek bir koruma katmanı olarak düşünebilirsiniz. Ayrıca, dosyalar kaybolduğunda, yanlış yerleştirildiğinde veya izinsiz düzenlendiğinde birçok baş ağrısından kurtarır.
4. Bir güncelleme süreci geliştirin.
Bir belge kitaplığı oluşturmanın ikinci engeli, onu korumaktır. Güncellemek için kuruluşunuzdan birkaç üye atamadığınız sürece bu imkansız bir görevdir. İdeal olarak, bu üyeler kendi alanlarında en güncel bilgileri sağlayabilen uzmanlardır.
Örneğin, pazarlama departmanınızdan bir uzman, teminatınızın markaya uygun olmasını sağlayabilir, İK’dan bir uzman şirket bilgilerinizin güncel olmasını sağlayabilir ve ürün ekibinizden bir uzman, yaygın teknik sorunlar hakkında doğru bilgi sağlayabilir.
HubSpot’ta Belge Kitaplığı Nasıl Oluşturulur
HubSpot kullanıcıları, CRM’lerinden ayrılmadan iş arkadaşları ve kişilerle paylaşması kolay bir belge ve dosya kitaplığı oluşturabilir. Bu, içeriği tam olarak temsilcilerin ihtiyaç duyduğu yere yerleştirir.
HubSpot’un Satış Doküman Yönetimi ve İzleme Yazılımı ile nasıl doküman kitaplığı oluşturulacağını görelim.
HubSpot’a Belge Yükleme
HubSpot CRM’nize bir belge yüklemek için Satış > Belgeler’e gidin ve “Yeni belge yükle”yi seçin.
Word, PowerPoint ve PDF belgeleri dahil olmak üzere çeşitli belge biçimlerini yükleyebilirsiniz.
HubSpot’ta Belgeleri Yönetme
Belgeleri kitaplığınıza yükledikten sonra, bir adlandırma ve düzenleme sistemi oluşturabilirsiniz, böylece varlıklarınız kolayca bulunabilir. Bunu yapmanın kolay bir yolu, dağınıklığı en aza indirmek için klasörler oluşturmaktır.
Belge kitaplığınızda bir klasör oluşturmak için Satış > Belgeler’e gidin ve “Yeni klasör” yazan düğmeyi tıklayın. Ardından, yeni klasörünüz için bir ad girin ve “Klasör oluştur”u tıklayın.
En sık çalıştığınız belge kategorilerinin adını taşıyan klasörler oluşturmanızı öneririm. Bazı yaygın belge kategorileri şunları içerir:
Ürün Pazarlama Materyalleri
Satış Komut Dosyaları
Teklif Şablonları
faturalar
Satış Teklifleri
Sözleşme Şablonları
Sözleşmeler
Klasörleriniz oluşturulduğunda ve adlandırıldığında, belgelerinizi buna göre dosyalayabilirsiniz.
Kütüphane Örnekleri
1. Fotoğraf kitaplığı.
Adından da anlaşılacağı gibi, bir fotoğraf kitaplığı bir dijital fotoğraf koleksiyonu içerir. Ürün lansmanlarının veya ekip etkinliklerinin resimlerini depolamak, paylaşmak ve düzenlemek istiyorsanız bu harika bir seçenektir. Ayrıca pazarlama teminatı olarak kitaplığınızdan görseller alabilirsiniz.
2. Dijital varlık kitaplığı.
Bir dijital varlık kitaplığı, resimler, videolar ve ses dosyaları gibi bir zengin medya koleksiyonu içerir. Kullanıcılar bu dosyaları tarih, konum, proje adı ve daha fazlasını içeren meta verilerle etiketleyebilir. Bu, doğru dosyaların saniyeler içinde bulunabileceği anlamına gelir.
3. Belge kitaplığı.
Bir belge kitaplığı, elektronik tablolar, sunular ve PDF’ler dahil olmak üzere çeşitli dosya türleri içerebilir. Örneğin, satış ekibinizin harici belgeleri (ör. teknik incelemeler, slayt desteleri ve ürün açıklamaları) ve dahili belgeleri (ör. eğitim materyalleri, çalışan dizinleri ve mali raporlar) içeren bir belge kitaplığı olabilir.
Doküman yönetimi sürecinizi basitleştirmek, üretkenlik ve organizasyon söz konusu olduğunda fayda sağlayabilir. Ancak unutmayın, tüm içerik kitaplıkları eşit yaratılmamıştır. Çabanızdan en iyi şekilde yararlanmak için yeterli depolama, güvenlik ve işbirliği araçlarına sahip olduğunuzdan emin olun.
Pazarlama Uygulamaları 