E-posta, iş dünyasında son derece yararlı bir iletişim aracıdır. Bir telefon görüşmesinden daha az müdahaleci olan e-posta, kullanışlı ve hızlıdır. Girişimcilerin işlerini hemen hemen her yerden yürütmelerini sağlar.
Ofisinizden veya hareket halindeyken müşteriler ve müşterilerle iletişim kurabilir, çalışanlarla check-in yapabilir ve önemli toplantılar ayarlayabilirsiniz.
Ancak uygunsuz kullanıldığında e-posta üretkenliği engelleyebilir. 2012 yılında McKinsey Global Institute tarafından yayınlanan araştırmaya göre, bir çalışanın gününün ortalama dörtte birinden fazlası e-postaları yanıtlamak ve okumakla geçiyor. Anket, e-postanın çalışanlar için “rollere özel görevler”in yanında en çok zaman alan ikinci etkinlik olduğunu buldu.
İş liderleri, CEO’lar ve yöneticiler genellikle günde binlerce olmasa da yüzlerce e-posta alır. Her mesajı okumak ve yanıtlamak, zaman ve enerji kaybına neden olabilir.
Eski, açılmamış veya önemsiz iletilerle dolu dağınık bir e-posta gelen kutusu yalnızca sizi hayal kırıklığına uğratmaz. Zamanınızı en üst düzeye çıkarmanızı engelleyecek ve sizi diğer yükümlülüklerden uzaklaştıracaktır.
Önerilen makale: evde yapılacak iş fikirleri hakkında bilgi almak ve güncel iş fikirleri haberlerine ulaşmak için ilgili sayfayı ziyaret edebilirsiniz.
1. E-postayı okumak ve yanıtlamak için zaman ayırın.
E-posta programınızı gün boyu açık bırakmayın. Gelen mesajlardan gelen uyarılar ve bip sesleri iş akışınızı kesintiye uğratabilir ve sizi odaklanmadan bırakabilir.
Bunun yerine, e-postanızı kontrol etmek için gün boyunca belirli zaman dilimleri planlayın. Hatta takviminizi işaretlemeyi ve müsaitlik durumunuzu “meşgul” olarak ayarlamayı deneyebilirsiniz.
Gerekirse, aile üyeleri (evden çalışıyorsanız) veya çalışanlar tarafından kesintiye uğramamak için cep telefonunuzu ve ofis kapınızı kapatın.
Tim Ferriss’in The 4-Hour Work Week’te alıntıladığı şuna benzer bir e-posta yanıtı oluşturun:
“Yoğun iş yükü nedeniyle, şu anda e-postaları günde iki kez 12:00 ET’de [veya sizin saat diliminizde] ve 16:00 ET’de kontrol ediyor ve yanıtlıyorum.
E-postayı incelemek ve yanıtlamak için gereken süre, mesajları ne sıklıkta kontrol ettiğinize ve genellikle kaç tane aldığınıza bağlı olacaktır. Bazı girişimciler, her saat başı 10 dakikayı e-postaya ayırmayı daha etkili buluyor. Diğerleri, e-postaları günde yalnızca iki veya üç kez kontrol etmeyi tercih eder.
2. Derhal harekete geçin.
Hızlı kararlar almak ve hemen harekete geçmek, e-posta gelen kutunuzu kontrol altında tutmanıza yardımcı olacaktır. Buradaki fikir, hemen gerçekleştirilebilecekleri yarına kadar ertelememektir.
Mesajlarınızı kontrol ettiğinizde, spam veya promosyon e-postaları gibi hemen silinebilecek e-postalar için gelen kutusuna göz atın. Ardından yanıt gerektirmeyen mesajları seçin ve silin veya arşivleyin. Gelen kutunuzdaki ileti sayısını azalttığınızda, hangilerinin en kritik olduğunu daha iyi değerlendirebileceksiniz.
Önemli e-postaların gelen kutunuzda günlerce kalmasına izin vermeyin. Tatilde değilseniz, 48 saat içinde yanıt verin. Göndereni, mesajını okur okumaz yanıtlayın.
Hemen yanıt veremiyorsanız, gönderene mesajı aldığınızı ve kısa süre içinde sizinle iletişime geçeceğini bildirin. Bir son tarih belirleyin ve takip edin.
3. Gelen kutusunu etiketler, klasörler ve kategorilerle düzenleyin.
E-postaların çoğu silinebilse de, büyük olasılıkla işletmenizin önemli yönleriyle ilgili mesajları saklamak isteyeceksiniz. Müşteriler, meslektaşlar ve çalışanlar arasındaki yazışmalar, herhangi bir yanlış iletişimi netleştirmeye yardımcı olabilir. Çoğu e-posta programı, kullanıcıların iletileri belirli etiketler veya kategorilerle işaretlemesine olanak tanır.
Gelen kutunuzu düzenli tutmak için mesajları önceliklendirin, gruplayın, sıralayın ve dosyalayın. Dosyalama sisteminiz ne kadar iyi olursa, ihtiyacınız olduğunda belirli e-postaları bulmak o kadar kolay olur. Aşağıdakiler gibi geniş konular için ana kategoriler oluşturun: müşteriler, projeler ve finans.
Ardından, belirli müşteriler veya projelerle ilgili e-postaları dosyalamak için alt kategorileri kullanın. Bir mesaj göndermeden önce konu satırının aramaya uygun olduğundan emin olun. E-postanın içeriğini doğru bir şekilde tanımlamıyorsa, kategorilere ayrılmadan ve arşivlenmeden önce konu satırını düzenleyin.
4. İstenmeyen promosyon e-postalarının aboneliğinden çıkın.
Bültenler ve reklamlar gelen kutunuzu boğabilir ve önemli mesajları gömebilir. Dağınıklığı temizleyin.
Artık mesajlarını almak istemiyorsanız veya okumaya zamanınız yoksa, belirli gönderenlerden mesaj alma aboneliğinizi iptal edin. Abonelikten çıkma işlemini hızlı ve sorunsuz hale getirmek için gelen kutunuzda “abonelikten çıkma” terimini arayın. Arama sonuçlarını gözden geçirin ve kimlerin e-postalarını memnuniyetle karşılamaya devam edeceğinizi ve onlarsız yaşamayı tercih edeceğinizi belirleyin.
Pazarlama Uygulamaları 